"Opin" ritstjórn í vefumsjónarkerfum

Skrifað 27. ágúst 2003, kl. 13:23

Í greininni Wikis, Grafitti, and Process útskýrir Clay Shirky af hvers vegna "stjórnlaus" vefkerfi (t.d. Wiki kerfi) virka jafn vel og raun ber vitni.

Það má líta á Wiki kerfi sem gott dæmi um "opna öryggishönnun" eða "opna ritstjórn". Kerfið er galopið og litlar sem engar læsingar eða bönn í gangi (allir sem fá hugmynd geta framkvæmt hana). Aftur á móti er mikil áhersla lögð á að skrá vandlega hver gerir hvað hvenær, og auðvelda notendum að eyða óheppilegum breytingum/viðbótum.

Þannig er öll áherslan á að virkja jákvæða sköpunarorku notendanna, og gera "hafræði" samfélagsins þannig úr garði að það svari almennt ekki "kostnaði" að standa í niðurrifsstarfssemi, eða eins og Clay Shirky orðar það: "[On the Wiki] it takes longer to set fire to the building than put it out, it takes longer to grafitti the wall than clean it, it takes longer to damage the page than restore it."

Niðurstaðan er stóraukin framleiðni í (samfélags)kerfinu. Hins vegar, af því að litlar sem engar læsingar eða verkferlareglur eru innbyggðar í hugbúnaðinn, þá verður sköpunin og sköpunarferlið stundum dáldið ófyrirsjáanlegt - og að sama skapi spennandi.

Ókostir of mikillar stýringar:

Stíf ritstjórn og verkferlastýring er yfirleitt óþarfi og þeim fylgja oftar en ekki fleiri ókostir en kostir.

• Kerfið verður flóknara í notkun. Hærri þjálfunarkostnaður, lengri aðlögunartími, og þekkingin lifir hjá færri einstaklingum innan fyrirtækisins. Þátttökuþröskuldurinn hækkar.
• Kerfið verður flóknara í framleiðslu, og þar með dýrara í innkaupum. Þjónustukostnaður hækkar yfirleitt í samræmi við það.
• Lengri viðbragðstími. Flóknara ritstýringarferli býður upp á fleiri brotalamir sem getur verið erfitt að vinna sig fram hjá. Hvað gerist ef starfsmaður í miðju ritstjórnarferlinu verður veikur í 2-3 daga? Stöðvast útgáfa á vefinn á meðan? Hver getur greitt ú flækjunni? Er sá aðili viðlátinn öllum stundum? Snöggur viðbragðstími í vefútgáfu verður sífellt mikilvægari.
• Meiri flækja/tregða letur starfsmenn í að nota kerfið, og eykur líkurnar á því að starfsmenn leiti leiða framhjá ritstýringunni til að spara tíma og erfiði (t.d. sendi textann sem word skjal í tölvupósti beint á yfirritstjórann frekar en að nota dýra fína vefumsjónarkerfið).

Ef ekki stíf stýring, hvað þá?

• Kerfið þarf að halda nákvæmt bókhald yfir allar breytingar á öllum síðum/greinum/skjölum. Hver gerir hvað og hvenær. Í kerfisstjórnborðinu þarf að vera stór yfirlitssíða sem birtir fréttir/tilkynningar um allar breytingar um leið og þær gerast. Allir notendur eiga að geta fylgst með breytingum, skoðað þær og tilkynnt mistök/skemmdarverk til ritstjóra (eða lagað þau sjálf þar sem það á við).
• Ef nauðsyn krefur að sérstök ritstýring sé viðhöfð, þá þarf sú stýring að vera á sem einföldustu formi. Helst ekki flóknari en svo að í kerfinu séu bara tvær tegundir af notendum: 1) þeir sem geta skrifað/breytt/bætt og hins vegar 2) þeir sem geta samþykkt nýtt efni/breytingar/viðbætur og birt almenningi.
• Mikilvægt er að hafa marga "ritstjóra" svo ferlið stöðvist aldrei þó einn ritstjóri forfallast fyrirvaralaust í einn eða fleiri daga.
• Einfaldleiki virkjar starfsmenn til að gera það sem þarf að gera, og allir vita hvernig fólk gengst upp í því að því sé treyst, og forðast að vinna skemmdarverk ef það veit að samstarfsfólk þess fylgist með því.

Til umhugsunar

Flest fyrirtæki hafa ákveðnar vinnureglur og verkferla í sinni stafssemi. Þessum "reglum" hefur hingað til verið framfylgt með mannlegum samskiptum. Það tryggir m.a. að ákveðinn sveigjanleiki er innbyggður í kerfin til að bregðast við ófyrirséðum vandamálum sem óhjákvæmilega koma upp af og til. (Hugbúnaðarkerfi hafa almennt ekki þennan mannlega sveigjanleika.)

Sér í lagi hafa flest fyrirtæki ákveðnar reglur um það hvernig fréttatilkynningar eru samdar og sendar, og hvernig kynningargögn um fyrirtækið verða til. Þessar reglur byggjast á mannlegum samskiptum og eðlilegu trausti fólks í millum, og hafa virkað nokkuð vel hingað til.

Þó að fréttatilkynningar og annað kynningarefni sé búið til og birt með rafrænum hætti á vefnum, þýðir ekki að við getum ekki lengur treyst á mannleg samskipti og skynsemi. Það er ekkert í sambandi við vefútgáfu sem kallar á að við rígbindum alla þætti sköpunarferlisins niður í rafrænar læsingar og stíf samþykktarferli. Við erum ennþá sæmilega skynsamt fólk með það að sameiginlegu markmiði að vilja koma hlutunum í verk.

Við þurfum því að passa okkur að falla ekki í þá gryfju að gera hlutina of flókna, bara af því við getum það - t.d. að rígbinda samskiptaferla innan fyrirtækisins í hugbúnað bara "af því það er hægt", án þess að huga að því hvaða kostnaður fylgir því beint og óbeint.

---

Meira þessu líkt: Hönnun, Nothæfni, Útgáfa.